Bij CVO Rotterdam stond een grote verandering op de agenda: de overgang van zeven afzonderlijke Microsoft-tenants naar één centrale productie-tenant. Dit traject ging veel verder dan alleen het verplaatsen van data. Samen met CVO koos QSBN voor een aanpak gebaseerd op één uitgangspunt: een succesvolle migratie begint met een solide fundament.
Tenant-migratie bij CVO Rotterdam: aanpak, uitdagingen en de succesfactoren
Door de verschillende tenants kost het beheer veel tijd om wijzigingen door te voeren en is de beveiliging niet goed in te regelen. Ook zorgen de verschillende tenants ervoor dat samenwerken minder eenvoudig gaat. Zo zijn adressenboeken niet centraal beschikbaar.
Pieter Klijs is manager ICT bij Shared Services Organisatie, die weer onderdeel is van CVO Rotterdam. Hij vertelt: “Wij zijn verantwoordelijk voor de ICT van alle 38 vestigingen. Dat is heel belangrijk voor ons. De afhankelijkheid is enorm groot. Het is net zo belangrijk als gas, water en licht. Het vormt de basis van alles dat we doen. Kwaliteit en stabiliteit staan daarom centraal.”
Het SSO-team bestaat uit 43 FTE. Pieter Klijs: “Wij opereren centraal, maar wanneer meldingen op afstand niet remote zijn op te lossen, gaan we langs bij de vestigingen. Verder leveren we diensten zoals servicedesk en werkplekbeheer, systeem- en netwerkbeheer, functioneel en technisch-applicatiebeheer, servicemanagers, projectleiders en een afdeling informatiebeheer. Daarmee kunnen scholen en raad van bestuur met dashboards tussentijds bijsturen in plaats van te wachten op rapportages. Daarnaast zijn er nog de ICT-projectleiders en servicemanagers, die de wensen van de scholen inventariseren.”
QSBN als winnaar uit de bus
CVO Rotterdam wilde alle verschillende Microsoft tenants binnen de scholengroepen gelijktrekken, zodat SSO eenvoudiger en voorspelbaar zijn werkzaamheden kan uitvoeren voor een veilige omgeving. Ook wordt hiermee voldaan aan de eisen die door de overheid worden gesteld binnen het Normenkader Funderend Onderwijs. Voor dit project is een aanbesteding uitgezet. De keuze viel op IT-Workz. Pieter Klijs: “Het was al snel duidelijk dat wij dit complexe traject niet zelf konden uitvoeren, zonder dat onze standaarddienstverlening daarvan de dupe werd. We zochten een partij met Microsoft-expertise en ervaring in het onderwijs. IT-Workz kwam als beste uit de bus.”
Het uiteindelijke doel is om de zeven afzonderlijke Microsoft tenants met hun verschillende configuraties te migreren naar één centrale CVO-tenant. Daarmee kunnen beleid en veiligheid beter en centraal worden uitgevoerd in plaats van dit zeven keer afzonderlijk te moeten doen. De migratie van de eerste scholengroep is inmiddels succesvol afgerond. Pieter Klijs vertelt daarover: “Het is goed verlopen. De restpuntenlijst wordt nog wel weggewerkt. Belangrijk, omdat de lessons learned die we nu doorvoeren direct in de andere zes tenants worden verwerkt.”
Zo min mogelijk impact voor leerlingen en medewerkers
Toch voorziet Pieter Klijs voor de toekomstige tenants nog verschillende uitdagingen. “Omdat iedere scholengroep het net wat anders doet, moet je ook weer dingen anders aanpakken. We houden ons draaiboek erbij om de basis om te zetten en letten ook goed op de verschillen per scholengroep. Vervolgens worden de accounts van de oude tenant omgezet naar de nieuwe. Daarna zorgt IT-Workz ervoor dat e-mail, OneDrive en alle data vanuit Microsoft Teams worden omgezet.”
De migratie vond plaats in de vakantieperiode. Pieter Klijs vertelt daarover: “Dat is nodig vanwege de doorlooptijd om de grote hoeveelheid data over te zetten. Ook wordt in samenwerking met de Identity en Acces Management leverancier de accounts omgezet en moeten de Microsoft licenties worden overgezet van de huidige naar de centrale tenant. Dit vraagt tijd, waardoor we echt vastzitten aan een schoolvakantie. Na een succesvolle migratie moeten gebruikers de mailbox en OneDrive opnieuw koppelen met nieuwe account. Voor ondersteuning, na de technische migratie, gebruiken we Student aan bedrijf. Daarmee zijn medewerkers snel weer operationeel en kunnen direct bij de ondersteuning terecht bij eventuele vragen.”
Multidisciplinair projectteam
Bij CVO stond een aanpak waarin architectuur, security en continuïteit vanaf de start centraal. IT-Workz had hierin de rol van zowel strategisch adviseur als implementatiepartner. Het projectteam werd geleid door Dennis Backx, projectmanager bij IT-Workz. “Onze rol ging verder dan het uitvoeren van een migratie. We hebben samen met CVO de vertaalslag gemaakt tussen security-eisen, architectuurkeuzes en de praktische technische uitvoering,” aldus Dennis Backx.
“Het projectteam bestond uit systeemengineers en een cloudarchitect, die samen het technisch geweten van het project vormden. Door kritisch mee te denken, door te vragen en keuzes te toetsen, werd voorkomen dat beslissingen op korte termijn later problemen zouden veroorzaken. Juist door vooraf scherp te zijn op ontwerpkeuzes voorkom je dat je tijdens of na de migratie moet repareren,” licht Dennis toe.
Eerst ontwerpen, dan migreren
Nog voordat ook maar één mailbox of OneDrive werd gemigreerd, ontwierp IT-Workz samen met CVO het fundament van de nieuwe productie-tenant. “Je kunt het vergelijken met het bouwen van een huis. Zonder solide fundering krijg je later scheuren. Dat geldt net zo goed voor Microsoft 365. Dit fundament bestond uit een heldere en toekomstbestendige Microsoft 365-architectuur, afgestemd op de onderwijscontext en schaalbaarheid richting de toekomst,” zegt Dennis.
Na het vaststellen van de architectuur werd de migratiestrategie uitgewerkt. Samen met CVO bepaalde IT-Workz per school welke data belangrijk was, wat prioriteit had en welke onderdelen eventueel niet hoefden te worden meegenomen. Deze keuzes werden vastgelegd in een duidelijke, herhaalbare aanpak per tenant. “Het gaat niet om simpelweg ‘op de knop drukken’. We trekken samen op als verlengstuk van de organisatie, met oog voor impact, planning en continuïteit,” benadrukt Dennis.
Mijn-CVO voor meer overzicht
Een van de veranderingen die de migratie met zich meebrengt, is de toevoeging van Campuz365, dat binnen CVO overigens Mijn-CVO wordt genoemd. Dit levert CVO veel gemak op. Pieter Klijs vertelt daarover: “Het is nu mogelijk om alle belangrijke elementen op één centrale locatie samen te brengen: van nieuws vanuit de school, je agenda, de laatste documenten en e-mails. Ook kan de gebruiker vanuit Mijn-CVO benodigde apps en applicaties opstarten.”
De eerste migratie is afgerond en de volgende staan op de planning. De lessen van de eerste migratie worden meegenomen, maar er komen ook nieuwe dingen bij. “Bij de volgende migratie voeren we gelijk ook een Windows 11-traject door. Zo wordt de gebruiker het minst belast.”
Centraal gemak
Door de introductie van Mijn-CVO wordt het werk voor de medewerkers een stuk eenvoudiger. “Mijn-CVO is echt een centrale plek waar je alles vindt. Je ziet er het laatste nieuws, de laatst bijgewerkte documenten en de lidmaatschappen van de teams. Met de applicaties die je daar vindt, kun je direct (samen)werken. Dat maakt het een stuk efficiënter en logischer. Het levert veel tijdwinst en gemak op. Door de introductie is de communicatie binnen de scholen en scholengroepen eenvoudiger te realiseren,” aldus Pieter Klijs.
Dat is precies wat Mijn-CVO kan leveren: een directe meerwaarde waarbij technologie aansluit op de dagelijkse onderwijspraktijk. Cedric Scholten, accountmanager bij IT-Workz, vult aan: “Deze migratie bij CVO Rotterdam laat zien hoe technologie pas echt waarde krijgt wanneer je het combineert met een duidelijke visie op onderwijs en samenwerking. Campuz365 is daarin de verbindende factor tussen techniek en beleving van de medewerker en leerlingen.”
Cijfers
CVO Rotterdam is een vereniging van zeven scholengroepen voor christelijk voortgezet onderwijs in Rotterdam en omgeving. De zeven groepen tellen in totaal 38 vestigingen, waar 21.000 studenten een opleiding volgen en ruim 2.700 medewerkers actief zijn. De scholengroepen werkten met verschillende Microsoft tenants. IT-Workz helpt CVO Rotterdam alle systemen te migreren naar één uniforme omgeving.
Meer weten?
Met diepgaande Microsoft-kennis en onderwijsexpertise ondersteunt QSBN organisaties bij succesvolle tenantsmigraties. Neem contact op voor advies of aanvullende informatie.