De relevantie van onze oplossingen, ervaring en expertise wordt natuurlijk pas tastbaar op het moment dat we deze bij onze klanten kunnen toepassen. Daarom vragen we graag aan hen wat hun ervaring is met onze diensten en met de producten die we leveren.

Hieronder lees je het verhaal van Ridder, internationaal ontwikkelaar en leverancier van innovatieve oplossingen voor de bedekte tuinbouw.

Veilig en efficiënt verder als één organisatie

Ridder – gevestigd in Harderwijk en Maasdijk, maar oorspronkelijk gebaseerd in Ridderkerk, vandaar de naam – bestaat uit drie verschillende takken: Ridder Drive Systems (ontwikkeling van aandrijvingen voor de kassenbouw), Ridder Growing Solutions (klimaatcomputers) en Ridder Climate Screens (schermdoeken voor in de kas). Hiermee bieden zij een complete oplossing voor onder andere klimaatbeheersing in de kas.

Inmiddels is het bedrijf uitgegroeid tot een internationale organisatie met kantoren in Nederland, Frankrijk, Spanje, Noord-Amerika, Mexico en China, van waaruit het lokale ondersteuning biedt aan klanten in die landen en regio’s.

De verschillende kantoren en business units functioneerden tot een jaar of vier geleden min of meer onafhankelijk van elkaar, ook qua facilitaire diensten zoals IT. In 2017 werd de stap gezet richting eenwording in naam en bedrijfsvoering. Als direct gevolg hiervan werd besloten om alle IT-gerelateerde zaken centraal vanuit het hoofdkantoor in Harderwijk te regelen.

Optimale samenwerking

Op dat moment bestond de relatie tussen Ridder en QS solutions al een aantal jaar. Deze ontstond in eerste instantie vanuit de behoefte om SharePoint slimmer te gebruiken. Ridder had het tot dan toe voornamelijk ingericht als veredelde webserver voor klanten, maar raakte gaandeweg geïnteresseerd in het gebruik ervan als intranet en samenwerkingstool.

De keuze voor QS solutions werd destijds gemaakt omdat tijdens gesprekken en demo’s diens duidelijke visie en gestructureerde portaalinrichting naar voren kwam. Daarnaast zat de meerwaarde voor Ridder overduidelijk in PortalTalk, de door QS solutions ontwikkelde tool die online samenwerken makkelijker, sneller en betrouwbaarder maakt, met een groot gemak voor eindgebruikers én IT-beheerders. Een totaaloplossing waarvan het beheer door de business kan worden gedaan in plaats van door het IT-team.

Jeroen van Hooren vertelt dat SharePoint en PortalTalk in eerste instantie maar beperkt werden uitgerold. De tools kwamen pas echt tot hun recht nadat alle teams en afdelingen consequent waren toegevoegd. Daarnaast werd er samen met QS solutions een nieuw portaal gebouwd, ingericht op basis van één intranet met verschillende business units.

De nieuwe technologie en de slimme inrichting ervan hebben ervoor gezorgd dat iedereen 100% efficiënt kan functioneren en optimaal kan samenwerken. Onmisbaar voor een wereldwijde organisatie!

Veiligheid voorop

IT speelt een onmisbare rol voor Ridder, net zoals voor veel andere bedrijven die steeds meer afhankelijk zijn van connectiviteit en de digitale infrastructuur. Enerzijds vanwege de toegenomen behoefte aan thuiswerken, en anderzijds omdat de innovatieve klimaatoplossingen van Ridder inmiddels veelal vanuit de cloud draaien. De nieuwe generatie kassenbouwers vertrouwt nu eenmaal niet meer alleen op zijn eigen groene vingers, maar in toenemende mate op de techniek van Ridder.

Wat daarnaast natuurlijk ook meespeelt is de samenwerking met en tussen de verschillende kantoren wereldwijd. Kantoren in verschillende regio’s, met verschillende talen en culturen. Maar ook met een variëteit aan Endpoints en softwarepakketten.

Hoe garandeer je in zo’n situatie de veiligheid van gevoelige bedrijfsdata? Hoe zorg je ervoor dat alle apparaten veilig gebruikt kunnen worden? Wat als een apparaat verloren raakt of wordt gestolen? Als het misgaat, kan dit enorme gevolgen hebben. Niet alleen op financieel vlak – denk bijvoorbeeld aan het betalen van losgeld en de kosten die gepaard gaan met downtime, het verlies van data en het herstellen van systemen – maar ook zeker met het oog op de reputatie van je bedrijf en het vertrouwen van de klant.

Cyberweerbaarheid

Om de kwetsbaarheden en risico’s in kaart te brengen heeft Ridder een security-analyse laten doen door QS solutions, gebruik makend van de Cyber Security Assessment Tool (CSAT). Door middel van geautomatiseerde scans en analyses legt deze tool potentiële risico’s bloot, waardoor je op feiten gebaseerde besluiten kunt nemen over het prioriteren van actiepunten op het gebied van cybersecurity. Het wordt ingezet als nulmeting én als methode om periodiek vinger aan de pols te houden. Hoe beter je op de hoogte bent van de kwetsbaarheden, hoe beter je in staat bent om de cyberweerbaarheid van de organisatie op de juiste plekken aan te pakken.

Daarnaast helpt een assessment bij het bouwen van een businesscase en brengt het IT en het managementteam op één lijn. De meest effectieve beveiligingsstrategieën zijn nu eenmaal geïntegreerd in alle bedrijfsactiviteiten, en om dat voor elkaar te krijgen heb je de buy-in nodig van besluitvormers.

In het geval van Ridder wees het assessment uit dat er vooral winst te behalen viel op het gebied van device management. Het gebruik en beheer van verschillende apparaten door de medewerkers wereldwijd maakte het extra belangrijk om hier efficiënte veiligheidsmaatregelen voor te nemen. Ridder koos voor een slimme Endpoint managementtool om de risico’s te minimaliseren. Hiermee kunnen zij vanuit het hoofdkantoor de regie houden over alle mobiele apparaten en applicaties die wereldwijd binnen de organisatie worden gebruikt. Wel zo veilig!

De relatie maakt het verschil

Waarom koos Ridder voor een samenwerking met QS solutions? Jeroen van Hooren: “Het gaat natuurlijk om de onderlinge relatie. QS solutions heeft consultants met veel expertise met wie we fijn samenwerken. Bovendien past het qua operatie en grootte goed bij Ridder. Daarnaast vinden we de kennissessies die QS solutions regelmatig aanbiedt erg waardevol. Die geven óók de collega’s uit de ‘business’ de kans om meer te weten te komen over de verschillende toepassingen en best practices van de oplossingen en tools die QS solutions biedt.”

Ridder betrekt QS solutions voor de kennis, expertise en ervaring om de verschillende oplossingen en tools te implementeren en in te richten, waarna het IT-team van Ridder het overneemt om het geheel te beheren. Een mooie manier om samen te werken aan een veilige en efficiënte IT-infrastructuur!

Meer weten?

Ben je op zoek naar een IT securitypartner die met jou samenwerkt om de veiligheid van de organisatie te verbeteren en medewerkers zo productief mogelijk te laten werken? Laat het ons weten! Onze experts helpen je graag op weg.

In Woningcorporatie De Key in Amsterdam gaat enorm veel informatie om. “Van documenten en audiovisueel materiaal tot bouwtekeningen en buurtplannen”, vertelt Rob de Haas, Teamleider Informatievoorziening. “En onze 350 medewerkers willen al die informatie vinden en er gemakkelijk mee werken. En dat vanuit één plek.”

De informatiebehoefte heeft meerdere lagen, afhankelijk van de gebruiker. “De gebiedsbeheerders beheren de complexen en hebben daarvoor inzicht nodig in de huurders, het onderhoud en de geplande renovaties”, schetst De Haas. “Terwijl het MT bijvoorbeeld wil zien welke complexen leegstand hebben, zodat ze hun strategie over afstoten of renoveren kunnen bepalen. We hadden een vastgoedportaal, maar dat vonden de gebruikers lastig om mee te werken. Je kon bijvoorbeeld complexen alleen op nummer opzoeken, niet op adres. Bepaalde bestanden stonden weer apart op een andere schijf. En analyses moest je zelf uit het datawarehouse halen. Medewerkers moesten veel klikken en in verschillende applicaties zoeken.”

Toegankelijk en altijd kloppend

Dit jaar startte De Key samen met QS solutions een project om alle informatie beschikbaar te maken op één locatie, via SharePoint 2016. De Haas: “Allereerst hebben we ervoor gezorgd dat de zoekmachine van SharePoint direct kan zoeken in het primaire bedrijfsproces. Ons datawarehouse haalt daar informatie uit die we nu met SharePoint toegankelijk maken. Die informatie wordt direct geïndexeerd, zodat SharePoint altijd klopt. Dat vertrouwen is erg belangrijk. Met functionaliteiten als Google Maps en routenavigatie verrijken we de informatie voor gebruikers.”

De gebruikers maken het systeem

Het creëren van draagvlak bij de gebruikers stond bovenaan. “Voorheen was het toch vooral een feestje van de afdeling Informatievoorziening en ICT”, aldus De Haas. “Dat was traditioneel zo gegroeid. Maar daardoor hadden we een systeem dat voor gebruikers minder logisch werkte. Voor dit traject creëerden we daarom een werkgroep uit verschillende disciplines binnen de organisatie. Zo krijg je meer betrokkenheid én een beter resultaat. Zo kwam er al snel naar voren dat bestanden niet opnieuw geüpload moeten worden, maar er een verwijzing naar de documenten moet komen. Een bestemmingsplan kan bijvoorbeeld voor meerdere meerdere complexen in dezelfde wijk gelden. Het is dan handiger om naar één bestemmingsplan te verwijzen en deze niet bij ieder complex opnieuw te uploaden.”

Efficiënt zoeken

“Nu kunnen gebruikers op basis van trefwoorden zoeken naar uiteenlopende documenten, zoals doorsnedes en afbeeldingen, monumentgegevens of asbestkeurrapporten. CAD-tekeningen voegen we in de volgende fase aan dit rijtje toe. Per complex wordt relevante informatie getoond. Gebruikers kunnen de zoekresultaten verfijnen, bijvoorbeeld op datum of bestandstype. Documenten toevoegen gaat ook veel sneller. Dat alles zorgt voor minder handelingen, waardoor gebruikers efficiënter werken. Al die informatie stond voorheen in verschillende systemen. Nu kun je heel eenvoudig zoeken en kom je snel bij het juiste resultaat.”

Oog op de toekomst vanuit de gebruiker

De volgende stap is uitbreiden met planmatige onderhoudsprojecten en verenigingen van eigenaars (VvE’s). “Net als complexen zijn dit entiteiten. Met allerlei wisselende verbanden. Zo kan een VvE een of meerdere complexen beheren. Straks halen we ook deze gegevens uit het datawarehouse, zodat gebruikers direct de onderlinge relaties kunnen zien. Dat geeft weer extra inzichten.” Een andere stap is de overstap naar de cloud. Dat is volgens De Haas nog niet aan de orde. “Maar we bereiden ons er al wel op voor. Voor nu willen we documenten extern beschikbaar maken, zoals aan een VvE. Maar al met al hebben we nog genoeg wensen. En voor alles geldt: het gebruikersgemak staat centraal.”.

Meer weten?

Ben je op zoek naar een IT partner die met jou samenwerkt om de veiligheid van de organisatie te verbeteren en medewerkers zo productief mogelijk te laten werken? Laat het ons weten! Onze experts helpen je graag op weg.

“Jaren geleden hadden we al de behoefte op één plek alle relevante informatie bij elkaar te vinden, zoals documenten, administratieve gegevens en audiovisueel materiaal,” zegt Rob de Haas van De Key. “Maar de juiste technologie bestond toen gewoon nog niet. Nu wel. Het is webtechnologie, de technologie van Sharepoint, het fundament voor ons Integraal Corporatie Portaal.”

“SharePoint is er nog niet zo lang, maar er is wel heel veel mogelijk met deze webtechnologie,” zegt Rob de Haas. Rob is Teamleider Informatievoorziening van woningcorporatie De Key in Amsterdam. Een organisatie waar heel veel verschillende soorten informatie in omgaan. Van documenten en audiovisueel materiaal tot bouwtekeningen en buurtplannen. Met zijn team zorgt De Haas ervoor dat de 450 medewerkers van De Key alle benodigde informatie op tijd hebben.

“Er is veel behoefte aan informatie en dat kan van alles zijn. Bijvoorbeeld een overzicht van alle huurders in één bepaalde wijk. Overzichten van leegstand. Planningen voor onderhoud of renovatieplannen. Stuurinformatie voor het MT of de directie. Naast alle gegevens in de standaardfunctionaliteit is er telkens nieuwe informatiebehoefte. Wij proberen die informatie zo goed mogelijk aan te bieden, via een rapport, via grafieken of op andere manieren. Tegenwoordig gebruiken we SharePoint dat het fundament is voor ons vastgoedinformatiesysteem, ons Integraal Corporatie Portaal (ICP), dat we samen met QS solutions  voor woningcorporaties hebben ontwikkeld. Het is modulair en corporaties kunnen het naar eigen inzicht inrichten.”

ICP

Centraal in ICP staan drie belangrijke functies: Complexbeheer, Projecten Nieuwbouw/Transformatie (renovatie) en Planmatig Onderhoud. De kracht van het ontwikkelde ICP is dat het allerlei soorten informatie op één plek presenteert. De drie functies moeten ieder voor zich de benodigde informatie presenteren, maar ook aan elkaar laten weten dat er bij de ander activiteiten plaatsvinden.

“ICP is een product om te kunnen samenwerken, vindt De Haas. “SharePoint genereert een groot aantal websitepagina’s en biedt daarmee informatie op een hele toegankelijke wijze aan, die in principe beschikbaar is voor de hele organisatie. Voor het Planmatig onderhoud bijvoorbeeld, hebben medewerkers informatie nodig. Niet alleen de standaardinformatie over de locatie en de huurders, maar ook historische informatie over eerder onderhoud, bijvoorbeeld tekeningen, foto’s of berekeningen. Die informatie is digitaal vastgelegd en verzameld in het ICP.”

Tevens signaleert ICP of er nog andere processen lopen voor het desbetreffende pand of de locatie. De Haas grapt: “We moeten immers voorkomen dat de ene afdeling grootschalig onderhoud plant, terwijl een andere afdeling de sloop van het pand in voorbereiding heeft ten behoeve van nieuwbouw. Het ICP voorkomt een hoop kosten en ergernis. Onze kantoren zijn verspreid over de stad en dat beperkt de communicatie wel eens. Vóór 2007 werkten we met de informatie uit de standaard bronsystemen en grafische informatie presenteerden we via een pc. Overal waren documenten en foto’s aanwezig en om die te achterhalen belden we met elkaar. Medewerkers die langer in dienst zijn, weten onderhand wel bij wie of waar ze moeten zijn. Maar de jongere niet. Opgebouwde kennis moet je vasthouden en opnieuw kunnen aanbieden, maar dat deden we echt onvoldoende.”

Opleiding

Tegelijk met de invoering van het Integraal Corporatie Portaal werd ook het intranet geconverteerd naar de webtechnologie van SharePoint. De invoering van beide toepassingen verliep zonder problemen. De Haas was niet veel tijd kwijt aan het trainen en opleiden, want de werking van websites is immers bekend. “Er werken nu ongeveer 450 mensen met het nieuwe ICP en het nieuwe intranet. De meesten wilden er direct mee aan de slag, maar hier en daar was er ook tegenstand of bijvoorbeeld bij de ontwikkeling de bekende discussie over eigenaarschap van gegevens.” De medewerkers van De Key kunnen altijd terecht bij een interne opleider of volgen één van de trainingen in het interpreteren van de informatie.

De Haas “Navigeren en uploaden van gegevens, dat is eenvoudig te doen. Maar de informatie te interpreteren, daar is soms begeleiding of een korte training voor nodig. Het systeem vraagt wel wat meer als het gaat om het vastleggen van gegevens, maar door het op één plek bij elkaar hebben van onze gegevens, winnen we daarna heel veel tijd. Dit alles maakt dat het gevoel van toegevoegde waarde erg groot is, vooral bij het MT en op directieniveau. ‘Dit hadden we eerder moeten hebben’ hoor ik regelmatig.”

Samenwerking

QS solutions en De Key werkten samen de functie Complexbeheer in een technisch concept uit. QS solutions richtte SharePoint zodanig in dat voor elk pand van De Key automatisch een website wordt gegenereerd. De Haas: “We hebben 450 complexen en ieder complex heeft een eigen website op basis van een template. Als er een complex bijkomt, genereert SharePoint automatisch een nieuwe website. Het is eenvoudig om websites te genereren en het is makkelijk om de informatie uit de bronsystemen via één systeem te presenteren. De databases zijn goed gevuld en het toevoegen van foto’s, illustraties en bijvoorbeeld video’s doen de medewerkers heel makkelijk zelf. QS solutions ondersteunt enerzijds het onderhoud en het beheer van het nieuwe intranet; anderzijds helpt zij bij het volwassen maken van het ICP. De samenwerking verloopt nu twee jaar heel goed, mede ook vanwege hun goede kijk op projecten in de vastgoedwereld.”

Toekomst

De drie ICP-functies Complexbeheer, Projecten Nieuwbouw / Transformatie en Planmatig Onderhoud presenteren de informatie. In de toekomst moet het wijzigen van gegevens via ICP ook mogelijk worden. Een andere stap die De Haas wil nemen, is de externe ontsluiting. Het moet mogelijk worden delen van informatie in ICP via SharePoint op een openbare website te presenteren. Zo kan de organisatie haar klanten van actuele informatie voorzien.

Tevens denkt de organisatie na over het toegankelijk maken van het ICP voor externe partijen, zoals architecten en aannemers. Met hen werkt De Key nauw samen en het is efficiënter werken als bijvoorbeeld bouwtekeningen eenduidig en gestructureerd worden opgeslagen in de documentlibrary van SharePoint. Als een architect een nieuwe bouwtekening plaatst, krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mailtje over deze actie. De Haas gaat in de toekomst ook gebruik maken van informatie op websites van andere relevante organisaties. “Op de websites van de stadsdelen bijvoorbeeld, staat veel informatie over wat er in de wijk speelt en gaat gebeuren. Informatie die erg interessant is voor een woningcorporatie. Die informatie wil ik graag automatisch binnenhalen en presenteren in het ICP. Denk ook aan de webmogelijkheden die mobiele telefoons hebben; ik zie een integratie met ons ICP wel zitten. Maar het duurt nog wel even voordat het zover is. We zijn nu bezig om alles over te zetten naar webtechnologie, daarna gaan we onze toekomstplannen verder uitwerken. Eerst moeten we het fundament goed neerleggen.”

Meer weten?

Ben je op zoek naar een IT partner die met jou samenwerkt om de veiligheid van de organisatie te verbeteren en medewerkers zo productief mogelijk te laten werken? Laat het ons weten! Onze experts helpen je graag op weg.

De relevantie van onze oplossingen, ervaring en expertise wordt natuurlijk pas tastbaar op het moment dat we deze bij onze klanten kunnen toepassen. Daarom vragen we graag aan hen wat hun ervaring is met onze diensten en met de producten die we leveren.

Hieronder lees je het verhaal van de Hartekamp Groep, een instelling die zorg en ondersteuning biedt aan mensen van alle leeftijden met een verstandelijke beperking.

Hart voor de zorg

Ellis Oud en Astrid Sira van de Hartekamp Groep zijn enthousiast over de organisatie waarvoor ze werken. En terecht! Dit is duidelijk een instelling met hart voor de zorg, hart voor haar cliënten en hart voor het grote betrokken team van medewerkers.

De Hartekamp Groep is actief tussen – grofweg – Heemskerk en Hillegom en biedt oplossingen op het gebied van wonen, werken, leren en vrijetijdsbesteding aan hen die verstandelijk of meervoudig beperkt zijn in hun ontwikkeling. De organisatie levert een breed pakket aan zorg en begeleiding. Van kinderdagcentra en naschoolse opvang tot vrijetijds- en dagbesteding. Van woon- en werkvormen tot specialistische zorg. Voor korte periodes of voor de lange termijn, wat de zorgvraag ook is.

Excel-lijsten

Ellis is werkzaam bij het cliëntservicepunt (CSP) van de Hartekamp Groep, het startpunt van de zorgvraag dat bemiddelt met alle afdelingen van de instelling. Iedere zorgvraag komt binnen bij het CSP. Een onmisbare schakel binnen de organisatie dus.

“Veel grote organisaties werken nog met Excel-lijsten”

Ellis vertelt: “We werkten – net als zo veel andere grote organisaties – nog met Excel-lijsten om zorgvragem bij te houden.  Matchen met het zorgaanbod van de organisatie vond plaats vanuit de kennis en ervaring van de cliëntadviseurs. Dat was tijdrovend en inefficiënt, dus de nood was hoog en de motivatie groot om een ander systeem te vinden dat de processen zou stroomlijnen.”

Qare365

Het toeval wilde dat Ellis en een collega zich hadden aangemeld voor een informatiedag bij QS solutions die – “tegen onze verwachtingen in!” – over Qare365 bleek te gaan. Qare365 is het CRM-systeem dat QS solutions ontwikkelde om zorgaanbieders te helpen hun werkprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten en te automatiseren waar dat kan.

Het enthousiasme was meteen groot bij Ellis en haar collega: dit was precies wat het CSP van de Hartekamp Groep nodig had! Een systeem dat de processen zou stroomlijnen en de dataveiligheid zou waarborgen. Er werd een demo georganiseerd bij de Hartekamp Groep die ook bij de teammanager, collega’s van het CSP en de Raad van Bestuur  in goede aarde viel.

Bottom-up

De aankoop en inrichting van Qare365 werd aangemeld bij  de werkgroep ‘projecten’ van de Hartekamp Groep, die alle projecten van de organisatie coördineert en begeleidt. Vanaf dat moment stapte ook Astrid aan boord als projectleider.

Het management van de organisatie was blij verrast over de mogelijkheden van Qare365, vooral omdat het de wachtlijsten concreet zou maken én omdat de tool gekoppeld kon worden aan Microsoft Power BI voor het efficiënt verzamelen en helder presenteren van allerhande data.

Systeeminrichting

Het project kreeg groen licht, waarna budget en uren werden vrijgemaakt om het ten uitvoer te brengen. Ellis vertelt dat zij de hoeveelheid werk op voorhand had onderschat: “We hebben veel tijd besteed aan het analyseren van onze processen en het helder krijgen van de consequenties van iedere aanpassing aan de standaardinrichting van het systeem. Achteraf gezien was het overigens heel goed dat er geen templates waren. Zélf nadenken over processen en afhankelijkheden en zélf beslissingen nemen is veel waardevoller.“

“Zélf nadenken over processen en afhankelijkheden en zélf beslissingen nemen is heel waardevol”

Astrid vult aan: “Ook het exact in kaart brengen en digitaliseren van de zorgkenmerken van ieder van onze 110 zorglocaties en wooneenheden bleek een tijdrovende klus. Maar dat is ontzettend belangrijk voor het matchingsproces en was daarom een onmisbare stap in het proces!”

Ellis en Astrid hadden in eerste instant moeite met het ‘vertalen’ van hun zorgbehoeftes naar de technische taal die het inrichten van een IT-systeem met zich meebrengt en andersom had QS solutions soms moeite met de ‘zorgtaal’ van de Hartkamp Groep. Gelukkig kon dit in alle openheid worden besproken met het team van QS solutions om zo gezamenlijk tot een goede samenwerkingsrelatie te komen. Deze is tot op heden zo gebleven.

Voordelen

De collega’s van het CSP werden stap voor stap meegenomen in het proces, onder andere door deelname aan de werkgroepsessies. Ellis en Astrid zorgden ervoor dat zij in iedere fase van het project werden geïnformeerd en organiseerden ondersteuning om alle bestaande cliënten over te zetten naar het nieuwe systeem.

De waarde van het nieuwe systeem werd voor het team pas echt duidelijk toen het CSP er daadwerkelijk mee ging werken. Ellis en Astrid zetten de grootste voordelen op een rijtje:

• Informatie is overdraagbaar – dat scheelt heel veel tijd, bijvoorbeeld bij uitval van een collega
• Eenduidige manier van werken – een bureaudienstmedewerker zet cliëntgegevens in Qare365, waarna de cliëntadviseur het moeiteloos kan overnemen
• Matchingsmodule objectiveert de afstemming tussen vraag en aanbod – nog maar 20 procent is gebaseerd op de ervaring en deskundigheid van de cliëntadviseur
• Eén versie van de waarheid – managers hebben altijd toegang tot actuele wachtlijsten en beschikbaarheid, en hoeven daarom niet meer steeds aan te kloppen bij het CSP
• Toename in efficiëntie – gestroomlijnde processen en toegankelijke informatie zorgen voor een veel efficiëntere manier van werken

Periodiek onderhoud en nieuwe functionaliteit

De samenwerking met het team van QS solutions is goed bevallen. Astrid: “QS solutions is een heel benaderbaar bedrijf. De betrokkenheid is groot en de bedrijfscultuur komt grotendeels overeen met die van de Hartekamp Groep. Dat zorgt ervoor dat onze samenwerking heel open en prettig was en is.”

Het systeem voldoet  aan de verwachtingen. Daar waar dat niet zo is ligt dat volgens Ellis aan de gebruiker: “Het is een kwestie van scherp blijven op werkafspraken en periodiek het systeem opschonen.” De Hartekamp Groep laat Qare365 één keer per jaar nakijken door QS solutions. Dat zorgt voor een frisse blik waardoor – waar nodig – tijdig kan worden bijgestuurd.

“De samenwerking met QS solutions was en is heel open en prettig”

Daarnaast wordt periodiek gekeken naar de relevantie van nieuwe functies. De vragen die dan steeds worden gesteld zijn: Wat is de toegevoegde waarde voor de organisatie en haar cliënten? Is er capaciteit om nieuwe functionaliteiten te implementeren? Is er budget beschikbaar?

Overigens worden ook vanuit de Hartekamp Groep wijzigingen aangevraagd, bijvoorbeeld bij verandering van wetgeving. Wijzigingen worden waar mogelijk door de eigen applicatiebeheerders gedaan, met name als er geen sprake is van afhankelijkheden in het systeem, zoals het aanpassen van velden. Complexere aanpassingen die vragen om meer expertise en ervaring worden uitgevoerd door het team van QS solutions.

Duidelijkheid en dataveiligheid

Zoals gezegd heeft de implementatie van Qare365 geleid tot een efficiëntere bedrijfsvoering en gestroomlijnde processen. Dat wil niet zeggen dat de wachttijden korter zijn dan voorheen, maar wél dat er veel meer duidelijkheid is voor cliënten die in het aanmeldproces zitten, bijvoorbeeld voor welke locatie zij op de wachtlijst komen en ook – juist! – voor welke locatie niet.

De koppeling tussen Qare365 en Microsoft SharePoint ondersteunt bovendien het dataveiligheidsprotocol van de Hartekamp Groep, waarbij cliëntgegevens maar op één plek worden bewaard. De in-house privacy- en security officer kijkt mee met vraagstukken rondom dataveiligheid, en geeft advies over wat wel en niet mag.

Meer weten?

Ben je op zoek naar een CRM partner die met jou samenwerkt om de veiligheid van de organisatie te verbeteren en medewerkers zo productief mogelijk te laten werken? Laat het ons weten! Onze experts helpen je graag op weg.

De relevantie van onze oplossingen, ervaring en expertise wordt natuurlijk pas tastbaar op het moment dat we deze bij onze klanten kunnen toepassen. Daarom vragen we graag aan hen wat hun ervaring is met onze diensten en met de producten die we leveren.

Hieronder lees je het verhaal van Ipse de Bruggen, een Zuid-Hollandse organisatie met ruim 100 jaar ervaring in de gehandicaptenzorg.

Spin in het web

Jennifer de Jong is manager van de afdeling zorgbemiddeling van Ipse de Bruggen, een instelling die uiteenlopende vormen van zorg biedt aan mensen met een beperking. Team zorgbemiddeling is verantwoordelijk voor het regisseren van het aanmeldproces van het moment van oriëntatie tot en met het moment waarop de zorg start. De zorgbemiddelaars zijn in deze periode de spin in het web tussen de cliënt(vertegenwoordiger) en de zorgexperts. Ze fungeren als aanspreekpunt naar de cliënt (vertegenwoordiger) en bieden deze begeleiding gedurende het bemiddelingsproces.

“Het zorgbemiddelingsproces is dynamisch”

Het bemiddelingsproces was weliswaar gedigitaliseerd, maar nog niet volledig geautomatiseerd. Er werd gewerkt met meerdere systemen om grip te houden op de verschillende aspecten van het werk, waaronder zorgvraagverheldering, het vastleggen van cliëntinformatie, wachtlijstregistratie, financiering en dossiervorming. Het gebruik van deze verschillende systemen naast elkaar leverde niet de gewenste efficiëntie in de werkprocessen. Dat was dan ook de aanleiding om op zoek te gaan naar een systeem dat ondersteunend zou zijn aan het gehele bemiddelingsproces.

Qare365

Voor het vinden van een oplossing benaderde het projectteam van Ipse de Bruggen meerdere partijen, die stuk voor stuk aan de slag gingen met een vooraf opgesteld pakket van eisen, waaronder:

• Geautomatiseerd aanmeldformulier (data niet meer handmatig overtypen)
• Rapportagemogelijkheden
• Overzicht in capaciteit
• Wachtlijstbeheer
• Matchingsmodule
• Cliëntportaal waarin het aanmeldproces gevolgd kan worden
• Inzicht in de doorlooptijd om de verschillende fases van het proces meetbaar te maken

“De consultants van QS solutions hadden kennis van zaken en begrepen het zorgproces goed”

Uiteindelijk koos de organisatie voor Qare365, het CRM-systeem dat QS solutions ontwikkelde voor zorgaanbieders. Jennifer: “De consultants van QS solutions hadden kennis van zaken en begrepen het zorgproces goed. Dat maakte onze gesprekken prettig en waardevol, en resulteerde in goede – inhoudelijke – workshops.”

Gebruikersadoptie

Bij de ingebruikname van een nieuw systeem is het belangrijk dat de eindgebruikers ermee kunnen en willen werken. Training is daarin onmisbaar, maar slechts één schakel in het geheel. Het is essentieel om medewerkers vanaf het begin bij een dergelijk project te betrekken.

Bij Ipse de Bruggen was in eerste instantie sprake van een ‘gezonde’ dosis scepsis. Er waren door de jaren heen al eerder nieuwe systemen voorbij gekomen, maar die waren meer gericht op het primaire zorgproces (cliënten in zorg) en niet specifiek op zorgbemiddeling.

“De hamvraag die steeds voorop stond was: ‘waarom doen we dit?’”

Om te zorgen voor een zo groot mogelijke gebruikersadoptie werd meteen bij de start van het project een projectgroep samengesteld van medewerkers die daadwerkelijk met het nieuwe systeem zouden gaan werken. Dat waren natuurlijk zorgbemiddelaars, maar bijvoorbeeld ook medewerkers van de cliëntenregistratie, van de servicedesk, van functioneel applicatiebeheer en van de datamanagement- en sturingsgroep.

Jennifer: “Deze samenstelling zorgde voor een waardevolle referentiegroep, omdat iedere deelnemer vanuit zijn of haar eigen ervaring kon adviseren over de bestaande werkwijzen en hoe het beter zou kunnen. Daarnaast fungeerden ze als ambassadeurs richting de eigen achterban, bijvoorbeeld voor de raadpleging en voor het geven van demo’s en presentaties. De hamvraag die steeds voorop stond was: ‘waarom doen we dit?’”

De projectgroep stelde aan de hand van ieders input de lijst met criteria samen en voerde het selectieproces uit. Daarnaast was het leidend in het voorbereidende implementatieproces.

Ondersteuning van mensenwerk

Het team zorgbemiddeling is inmiddels aan de slag gegaan met het nieuwe systeem. Dat de gebruikersadoptie ervan tijd kost is logisch, vindt Jennifer. “Mensen moeten leren werken met het systeem. Ze moeten hetzelfde werk nu op een andere manier doen dan ze gewend waren en dat kost tijd. Daarnaast zijn we nog bezig om de punten op de i te zetten, terwijl het werk gewoon doorgaat.”

“Qare365 ondersteunt onze werkprocessen, denkt mee en faciliteert, en dat scheelt veel handmatig werk!”

Jennifer: “Zorgbemiddeling blijft natuurlijk mensenwerk, maar Qare365 ondersteunt onze werkprocessen, denkt mee en faciliteert, en dat scheelt veel handmatig werk!”

Jennifer heeft de samenwerking met QS solutions als prettig ervaren. “Het is fijn om samen te werken met een partij die deskundig is. Die onze processen en werkwijzen begrijpt en ons kan adviseren over verbeterpunten.”

Meer weten?

Ben je op zoek naar een CRM partner die met jou samenwerkt om de veiligheid van de organisatie te verbeteren en medewerkers zo productief mogelijk te laten werken? Laat het ons weten! Onze experts helpen je graag op weg.

Ben je er nog niet helemaal uit of je met CRM wilt werken of is je CRM-systeem niet goed bijgehouden en daardoor niet meer up-to-date? Dit ervaringsverhaal van Louden Hand, Head of Business Applications bij Port of Amsterdam, kan je verder helpen.

Port of Amsterdam bouwt aan een haven die bijdraagt aan de internationale concurrentiepositie van de Amsterdamse metropoolregio én van Nederland. Dit doet Port of Amsterdam door taken en rollen uit te voeren in balans met de belangen van de stakeholders.

Via een aanbesteding kwam QS solutions als beste implementatiepartner voor Microsoft Dynamics 365 CRM naar boven. Best onverwacht, want QS solutions is tot dan toe niet bekend bij Port of Amsterdam. Toch bleek de aanpak van QS het best te passen bij de ambities van Port of Amsterdam. Maar heeft dat uiteindelijk goed uitgepakt?

Louden Hand van Port of Amsterdam (PoA) geeft het antwoord

QS solutions stelde voor op twee vaste dagen in de week een consultant en éénmaal in de twee weken een leadconsultant on site bij ons te laten werken. Dat had een positief effect. Naast de geplande resultaten van het implementatiewerk, zijn er voordelen behaald doordat de consultants fysiek aanwezig zijn bij ons. De consultants van QS  helpen de functioneel beheerders van Port of Amsterdam om zich verder te ontwikkelen volgens het train-the-trainer principe. Onze functioneel beheerders leren hiervan en kunnen op hun beurt aanpassingen doen in de systemen en aan andere medewerkers goed uitleggen waarom en hoe we dingen doen.

QS solutions is groot genoeg

Je vraagt je van tevoren altijd af wat de voor- en nadelen zijn van een bepaalde partij. De fysieke afstand tussen beide bedrijven leek mij een risico. Daarnaast was het voor mij van belang dat we snel kunnen schakelen met elkaar. In het begin heb ik me dan ook afgevraagd of QS niet een maatje te klein zou zijn om aan onze wensen te kunnen voldoen. Maar wat ik merk is dat wij prioriteit krijgen, oftewel de aandacht krijgen die we nodig hebben. Ik kan direct met de account manager schakelen en de lijn met de projectleider is kort. De CRM-consultant en de lead consultant denken pro-actief mee in de planning ‘ik zie dat er komende week niet al teveel te doen is, zal ik de week erna komen’. Of andersom, ‘zal ik deze week een keertje extra komen’. Dus QS is klein genoeg om snel te schakelen, maar ook groot genoeg om functioneel en tactisch mee te denken en bijvoorbeeld professionele trainingsvideo’s te maken. We merken dat QS alles wat wij voor ogen hebben bij een implementatiepartner ook kan bieden. QS heeft bijvoorbeeld een consultant die haar ervaring als online marketeer combineert met technische kennis. Zo weet QS solutions met een relatief kleine groep mensen een groot scala aan werkzaamheden op een professionele manier neer te zetten.

Middelgrote organisaties zijn een goede match

De QS-consultants kunnen goed de wensen van onze gebruikers in kaart brengen en stelen kritische vragen. Op basis daarvan krijgt ons CRM nu vorm. Zij houden rekening met de volgorde bij het uitvoeren van werkzaamheden en zorgen er daarmee voor dat er logische en duurzame keuzes worden gemaakt.

De leadconsultant heeft in het begin bij ons vaak de vraag gesteld: ‘waarom doe je dit?’ Dat zette ons aan het denken over wat we echt nodig hadden. Ook kwam hij met adviezen zoals ‘als jullie nu hier mee bezig gaan, dan kan je beter gelijk dit ook aanpakken, want dat is nu niet veel extra werk en dat levert je wel veel op.

Mede door de aanpak van QS kunnen we de beslissingsbevoegdheid en de ideeën bij de mensen die het werk uitvoeren leggen. En hoe kleiner de afstand is tussen de maker en de gebruiker, des te groter de kans dat het daadwerkelijk wordt gebruikt. Door het op deze manier te combineren, hou je het werk voor de medewerkers ook nog eens interessant.

Enthousiaste gebruikers

De tevredenheid over dit project zit hem in de behaalde resultaten. Het product is goed afgestemd op onze wensen en tijdens de samenwerking houden we korte lijntjes. Er is voldaan aan beloftes die bij aanvang van de samenwerking gedaan zijn. Van de vooraf gestelde planning zijn we hier en daar afgeweken, maar dat was meestal nuttig en positief. Langzaam aan zien we dat CRM een steeds beter gewaardeerd systeem is, waar het nut en de noodzaak van wordt ingezien. De tevredenheid is gestegen onder andere omdat er nieuwe mogelijkheden zijn ontstaan om klantgegevens beter, veiliger en strategisch in te zetten.

Meer weten?

Ben je op zoek naar een CRM partner die met jou samenwerkt om de veiligheid van de organisatie te verbeteren en medewerkers zo productief mogelijk te laten werken? Laat het ons weten! Onze experts helpen je graag op weg.

VDM Woningen wilde een centraal planningssysteem en een goede verwerking van de vele bouwdocumenten. MS Project Server en MS SharePoint bieden niet alleen een gestructureerde en goed beheerbare omgeving, maar verstrekken eveneens de juiste managementinformatie en hebben geleid tot minder faalkosten en een betere doorstroming van het productieproces.

In gebruik nemen van SharePoint en Project Server

“VDM Woningen heeft te maken met een specifieke en lastige planningsmaterie, omdat we met allerlei partijen samenwerken en een eigen fabriek hebben,” zegt Peter Postma, de Centraal planner van het bedrijf. “Ik plan alles wat gedaan moet worden, vanaf de verkoop van de woning tot aan de oplevering. Aanvankelijk werd overal in het bedrijf gepland met diverse pakketjes, maar ons bedrijf had echt een centrale planning nodig om de projecten te coördineren en te stroomlijnen. We hadden soms gaten in het productieproces in onze fabriek, relatief hoge voorraadkosten -omdat er veel materiaal op het erf stond- en doordat bouwtekeningen soms niet actueel waren, ontstonden er fouten.

Wat is de kracht van Project Server?

Postma: “De kracht is dat iedereen door middel van zogenaamde ‘taken’ via zijn scherm te zien krijgt wat er moet gebeuren. Dat kan zijn een metselsilo afroepen, contact hebben met een gemeente voor vergunningen e.d. Alles is in beeld en we kunnen niets meer vergeten. Daardoor zijn onze faalkosten teruggedrongen tot minder dan 1%. We hebben geen vertragingen meer en we leveren binnen de tijd op, meestal twee weken eerder.” Het aantal taken heeft Postma inmiddels uitgebreid tot maar liefst 400 stuks en de hele planning draait erop; hoe meer detailtaken er zijn gedefinieerd, hoe waardevoller het pakket is, omdat hij de activiteiten nog beter kan aansturen, vindt Postma. “De hele planning baseer ik verder op sjablonen. Ieder sjabloon is een stuk planning van het bouwproces en ik kan daardoor de gehele planning modulair opbouwen. Denk aan een slooptraject, waarin plotseling asbest tevoorschijn komt, dat moet worden verwijderd. De planning pas ik dan aan met een sjabloon waarin alle verwijderingstaken zitten. Ik heb bijvoorbeeld een sjabloon voor de bouw van een huis met houten kozijnen en een voor kunststof kozijnen; een voor een woning mét een schoorsteen en een zonder. Ieder project is nieuw, maar ik bouw telkens opnieuw op vanuit bestaande sjablonen. Dat werkt heel krachtig en efficiënt.”

Wat is de kracht van SharePoint?

>Postma: “Documenten zijn een essentieel onderdeel van de planning en net zo belangrijk. Een bouwtraject is complex en er zijn soms wel meer dan 20 wijzigingen in een tekening. Voorheen was het zoeken naar de meest actuele versie, met SharePoint staan alle documenten keurig bij elkaar met de meest actuele versie bovenaan. Niet alleen tekeningen, maar ook allerlei tekstdocumenten, contracten e.d. nemen wij in SharePoint op. De invoering van SharePoint verliep spoedig; maar het duurde twee jaar voordat alle documenten van alle projecten door iedereen goed werden ingevoerd. We begonnen met de documenten voor de particuliere bouw. De medewerkers zagen het gemak en werden enthousiaster. Nu zitten alle projecten erin en kunnen we niet meer zonder SharePoint.”

Hoe verliep de implementatie van de software?

Net als Project Server was SharePoint in twee tot drie maanden geïmplementeerd en ging daarna in productie. “Ik ben begonnen met een kleine groep mensen die al enthousiast met Project Server bezig waren. Samen met collega Lolke van der Veen en de mensen van QS solutions zijn we aan de slag gegaan. We hebben de software langzaamaan geïntroduceerd, er ontstond steeds meer draagvlak en de mensen zijn nu erg enthousiast. Als er vragen zijn, vallen de medewerkers bij me binnen en al werkend met de systemen, passen wij ze aan. Er komen in Project Server nog steeds sjablonen bij voor nieuwe stukken planning.”

Wat is de toegevoegde waarde van de software van QS solutions?

VDM Woningen werkt nu veel efficiënter, sneller op de bouw, met kortere bouwtijden en het kan het interne proces nu veel beter aansturen. “Erg belangrijk ook is de betere productiedoorstroming, waardoor de fabriek geen stilstand meer heeft. Onze documentatie is centraal bereikbaar en altijd actueel. Tevens vermeldt SharePoint per project de zogenaamde stamgegevens ervan. Dat staat op een scherm bij elkaar, zodat we altijd in één keer kunnen zien met welke leveranciers we hebben gewerkt, met welke calculator, wat de gebruikte materialen zijn e.d. Dat is heel handig in de after sales, want het scheelt veel speurwerk en raadplegen van dossiers.” VDM Woningen kan bouwen op de managementinformatie die uit de systemen komt. “Ik rapporteer iedere week de gefactureerde omzet, de prognoses voor de toekomst en welke personeelsbezetting in welke periode te verwachten is. Met deze informatie zijn we erg blij.”

Waarom QS solutions?

Toen Postma als Centraal planner startte, wilde hij het hele planningsproces verder professionaliseren. “Daarom hebben wij bewust gekozen voor QS solutions. Het is een grotere partij die goed aansluit bij onze behoefte aan een goede after sales. Het pakket is prima en was zo gekocht, maar we hebben een goede helpdesk nodig, een partij die altijd bereikbaar is. Wij kunnen geen minuut zonder planning.” Wat is de toegevoegde waarde van QS solutions? VDM Woningen heeft er goed aan gedaan met QS solutions in zee te gaan, vindt Postma. “We werken zeer plezierig samen en QS solutions speelt altijd snel in op wat wij als bedrijf willen. Bij een kleine storing of als er iets nieuws geprogrammeerd moet worden, schakelen zij erg snel. De after sales is uitstekend en problemen worden gelijk opgelost.” Postma is tevens tevreden over de communicatie en de inhoudelijke kennis. “QS solutions weet wat er bij ons speelt en leeft zich goed in.”

Wat doet VDM woningen?

DM Woningen bouwt sinds 1880 duurzame, hoogwaardige, energiezuinige en milieuvriendelijke woningen, ongeveer 200 tot 250 per jaar. Het zijn woningen voor particulieren, woningbouwcorporaties, de eigen projectontwikkelingstak en voor andere ontwikkelaars. Het bedrijf heeft vestigingen in Almere en Drogeham en er werken ongeveer 170 medewerkers bij VDM.

Meer weten?

Ben je op zoek naar een IT partner die met jou samenwerkt om de veiligheid van de organisatie te verbeteren en medewerkers zo productief mogelijk te laten werken? Laat het ons weten! Onze experts helpen je graag op weg.

In een oogopslag zichtbaar met Dynamics CRM.

Bij de groepsreizen van SRC-Cultuurvakanties staat de cultuur van het vakantieland en de belangstelling van de reiziger centraal. Gespecialiseerde reisleiders vertellen vol passie over de bestemming naar keuze, of het nu gaat over kunst, historie of architectuur. Om nog beter in te kunnen spelen op de persoonlijke voorkeuren van haar klanten heeft de reisorganisatie gekozen voor het invoeren van Microsoft Dynamics CRM.

Door de koppeling van klantgegevens, het reserveringssysteem en de online boekingsengine is alle relevante klantinformatie nu in één oogopslag zichtbaar. Het nieuwe systeem maakt het mogelijk om elke (potentiele) reiziger op maat te bedienen. Bovendien kan elke klant in het online klantportaal zijn eigen gegevens beheren.

Gerichte communicatie

Door de invoering van CRM kan elke medewerker van SRC Cultuurvakanties direct zien:

• welk soort reizen de klant heeft geboekt
• hoe het contact met de klant is verlopen
• en wat de ervaringen tot dan toe zijn.

Bovendien kan de reisorganisatie veel gerichter communiceren.

Tot voor kort waren de gegevens van klanten moeilijk vindbaar omdat deze over verschillende systemen verspreid waren. Mireille Kenter, marketing manager van SRC-Cultuurvakanties: ’De tijdrovende zoektocht naar gegevens is verleden tijd. De invoering van dit systeem levert een flinke efficiency slag op in onze organisatie. Met één druk op de knop is direct zichtbaar welke klanten we bijvoorbeeld een plezier doen met een aanbieding voor een specifieke thematische reis.’

Systeem op maat

CRM Systemen zijn vaak geschikt voor business-to-business terwijl het bij SRC-Cultuurvakanties gaat om business-to-consumer.

‘We hebben Dynamics CRM geadviseerd vanwege de koppelmogelijkheden en de flexibiliteit van de inrichting van de schermen op basis van contactpersonen ipv bedrijven die de software biedt’, licht Fergus Keith, directeur van QS Solutions toe. ‘In nauwe samenwerking met SRC-Cultuurvakanties zijn we tot een systeem gekomen dat de beste klantenservice, marketing en boekingsmogelijkheden verenigt’.

Meer weten?

Ben je op zoek naar een CRM-partner die met jou samenwerkt om de veiligheid van de organisatie te verbeteren en medewerkers zo productief mogelijk te laten werken? Laat het ons weten! Onze experts helpen je graag op weg.

De relevantie van onze oplossingen, ervaring en expertise wordt natuurlijk pas tastbaar op het moment dat we deze bij onze klanten kunnen toepassen. Daarom vragen we graag aan hen wat hun ervaring is met onze diensten en met de producten die we leveren.

 Hieronder lees je het verhaal van ZINN (Zorginstelling In Noord-Nederland), dat vanuit zes locaties allerhande ouderenzorg levert.

24/7 ouderenzorg

Het gesprek met Joke Rietel, sinds vijf jaar ICT-leidinggevende bij ZINN, is inspirerend. Joke vertelt graag over haar organisatie, en haar verhalen geven de techniek een menselijk gezicht. ZINN biedt ouderen een totaalpakket aan zorg in hun vertrouwde omgeving. Zo lang mogelijk thuis, en op locatie als het thuis om wat voor reden dan ook niet langer gaat. De locaties van ZINN zijn te vinden in Groningen zelf, maar ook in Haren en Hoogezand. “Je moet mensen die hun hele leven in de stad hebben gewoond niet meer naar een dorp verhuizen, en andersom ook niet.”, zegt Joke daarover.

ZINN richt zich op allerlei vormen van ouderenzorg. Het biedt thuiszorg en revalidatie, maar cliënten kunnen ook ‘intramuraal’ wonen of in een van de woningen van de organisatie. Met een team van 3.200 medewerkers – inclusief eigen artsen, tandartsen, fysiotherapeuten en andere zorgprofessionals – is ZINN 24/7 actief. De elektronische cliëntendossiers (ECD’s) moeten dus op ieder moment van de dag én nacht toegankelijk zijn. Omdat het hier om heel persoonlijke informatie gaat, brengt dat de nodige risico’s met zich mee.

Veiligheid voorop

Waar de systemen van ZINN voorheen nog werkten vanuit een thin client (on-premise) omgeving, werd vijf jaar geleden de omslag gemaakt naar het principe van ‘alles SaaS, tenzij…’. Dat betekende ook dat er vanaf toen alleen nog gewerkt zou worden met standaardapplicaties in plaats van maatwerkoplossingen, en dat de leveranciers het beheer ervan op zich zouden nemen.

Inmiddels zijn alle netwerkverbindingen geoptimaliseerd en schaalbaar gemaakt, zijn er nieuwe Wifi-access points en firewalls, zijn de on-premise servers uitgefaseerd, en is de overstap gemaakt van Citrix naar Microsoft. Het beschermen van cliëntgegevens staat – in alles – hoog op de agenda. Joke: “Het is niet de vraag óf je een keer slachtoffer wordt van cybercriminaliteit, maar wanneer.” Dat is dan ook de hoofdreden dat ze de eerder genomen veiligheidsmaatregelen eens objectief wilde laten toetsen door een externe partij.

Waar staan we? Zijn we echt zo goed bezig als we zelf denken? Wat zijn onze blinde vlekken?

Daarnaast speelden veranderingen in wet- en regelgeving natuurlijk een rol én was het een manier om de IT-kosten te onderbouwen voor de Raad van Toezicht. Op advies van Microsoft kwam ZINN bij QS solutions terecht. Al jaren zet Microsoft de door ons in-house ontwikkelde Cyber Security Assessment Tool (CSAT) wereldwijd in voor het toetsen van de cyberweerbaarheid van organisaties van welke omvang dan ook.

Geen extra kosten

ZINN heeft inmiddels twee jaar op rij een assessment laten uitvoeren. Ondanks het feit dat de eerste keer een cadeautje was van Microsoft, heeft Joke ook toen kritische vragen gesteld over wat er getoetst zou worden en wat er mogelijk uit zou komen. Want nog los van eventuele investeringen brengt een assessment natuurlijk altijd actiepunten – en dus werk – met zich mee. Actiepunten die opgevolgd moeten worden, zo is Joke althans van mening. “Het heeft geen zin om een assessment te doen als het rapport daarna in een la verdwijnt.”

Verbeteringen kosten niet per se geld. Je hoeft niet altijd een tool te kopen om beter te scoren

De eerste CSAT bracht een aantal verwachte actiepunten aan het licht, maar ook zeker een paar ‘blinde vlekken’ die het IT-team eerder over het hoofd had gezien. En juist dat laatste maakt het assessment zo waardevol. “Als er verbeteringen nodig zijn is dat absoluut geen schande”, aldus Joke.

Aan de hand van het eerste rapport heeft het IT-team van ZINN stappen genomen om de ‘gaten’ te dichten. Zónder extra kosten welteverstaan! Dat is dan ook een belangrijke boodschap die Joke wil meegeven aan organisaties die twijfelen over het laten uitvoeren van een assessment: “Verbeteringen kosten niet per se geld. Je hoeft niet altijd een tool te kopen om beter te scoren.”

Balans tussen veiligheid en werkgemak

De uitdaging voor ZINN bij het vergroten van de dataveiligheid zit ‘m – net als bij veel andere organisaties – in het vinden van de juiste balans tussen veiligheid en werkgemak. De bescherming van gevoelige data is natuurlijk ontzettend belangrijk, maar het moet wél werkbaar blijven en mag de productiviteit niet nadelig beïnvloeden. 24/7 toegang tot applicaties blijft het uitgangspunt, net zoals de mogelijkheid om eenvoudig te kunnen inloggen.

Een maximaal veiligheidsniveau is niet ons doel, want daarmee kan een zorginstelling niet functioneren.

In dat opzicht is de mindset bij ZINN de laatste jaren wel veranderd: waar IT vroeger leidend was, wordt nu keer op keer de vraag gesteld ‘hoe kan IT ondersteunen?’. Het doel is nog steeds het vergroten van de cyberveiligheid, maar het is simpelweg een kwestie van een ander vertrekpunt. Op de vraag of Joke van plan is om ZINN naar het maximale veiligheidsniveau te brengen, geeft ze dan ook kort en bondig antwoord: “Nee! Want dat zou betekenen dat je als zorginstelling niet meer kunt functioneren.”

Digicoaches

Zorgmedewerkers houden zich tijdens hun werk het liefst alleen met hun cliënten bezig, maar aan een stukje administratie ontkomt niemand. Vanwege wet- en regelgeving, maar ook omdat dat nu eenmaal is vastgelegd in de afspraken met zorgverzekeraars. En dus is het zaak om de aanpak van cyberveiligheid zo simpel mogelijk te houden, bijvoorbeeld door single sign-on en het standaardiseren van de layout, ongeacht welk device.

Daarnaast draait het allemaal om communicatie. Bij ZINN wordt tegenwoordig gewerkt met ‘digicoaches’. Dat zijn bestaande (zorg)medewerkers die extra uren krijgen om hun collega’s heel laagdrempelig te helpen met de technologische kant van hun werk. Met behulp van zorggerelateerde voorbeelden leggen ze uit waarom bepaalde dingen gedaan moeten worden, zoals bijvoorbeeld two-factor authentication. En dat is nodig, want voor veel medewerkers is de drempel om een vraag aan het IT-team te stellen simpelweg te hoog.

Van reactief naar proactief

Het tweede assessment – ditmaal zelf bekostigd door ZINN – was bedoeld om te toetsen wat het effect van de eerder genomen maatregelen was. “Alleen zo kun je appels met appels vergelijken”, aldus Joke. Het rapport toonde aan dat de cybervolwassenheid van de organisatie enorm was gegroeid.

De volgende stap is te kijken wat er gedaan kan worden om de cyberveiligheid naar een nóg hoger niveau te tillen. Het doel? Niet alleen reactief bezig zijn, maar ook proactief. Zo heeft ZINN bijvoorbeeld een cybersecurityverzekering die hulp biedt als het misgaat, maar voor Joke draait het juist om wat je proactief kunt doen om niet in die situatie te belanden. Eén van de mogelijkheden is een automatische locatiecheck op het moment dat medewerkers in het systeem inloggen.

CSAT heeft ons echt gemotiveerd om de cyberveiligheid van ZINN aan te pakken

“Ook voor de Raad van Bestuur is cybersecurity een hot item, en daarom krijgen we regelmatig de vraag hoe we er als organisatie voor staan. CSAT heeft ons hiervoor concrete handvatten gegeven waarmee we objectief in plaats van subjectief verslag kunnen doen”, aldus Joke.

In samenwerking met de Functionaris Gegevensbeheer van ZINN zijn alle actiepunten uit het rapport in een werklijst gezet, waarover iedere twee maanden wordt gerapporteerd. Dit rapport geldt ook als basis om vanuit de Raad van Bestuur akkoord te krijgen voor verdere IT-initiatieven. Het doel is om vooruit te blijven lopen op veranderingen in de kwaliteitsnormen en -eisen waaraan ook zorginstellingen moeten voldoen, zoals bijvoorbeeld ISO 27001, NEN 7510 en NIS2.

Samenwerking

Joke heeft het CSAT-proces en de samenwerking met QS solutions beide keren als heel plezierig ervaren: “Tijdens het eerste assessment was er een duidelijke en vloeiende samenwerking met de consultant, en afspraken werden keer op keer nagekomen. Dat was absoluut de motivatie om ook het tweede assessment door QS solutions te laten uitvoeren, dat overigens net zo vlekkeloos verliep.”

De wereld staat niet stil, je moet meebewegen. CSAT helpt je om bewuste, weloverwogen keuzes te maken

Voor organisaties die nog twijfelen aan het laten doen van een assessment heeft ze een duidelijke boodschap: “CSAT is helemaal compleet. Het maakt inzichtelijk waar je staat en wat je nog kunt verbeteren. Wees niet bang voor wat er ontdekt zal worden, maar benader het positief. Het is geen vingerwijzen!”

Meer weten?

Wil je ook weten hoe jouw organisatie ervoor staat op het gebied van cybersecurity? Ben je op zoek naar een partner die met jou samenwerkt om de veiligheid van de organisatie te verbeteren en medewerkers zo productief mogelijk te laten werken? Laat het ons weten! Onze experts helpen je graag op weg.

Een Proof of Concept in de techniek 

Een organisatie, met meer dan 1.200 medewerkers verspreid over Nederland, had te maken met complexe bedrijfsstructuren die voor veel HR-complexiteit zorgden. Omdat er nog veel handmatige taken en goedkeuringen nodig waren, was het Identity Lifecycle Management van medewerkers, zzp’ers en consultants een tijdrovende klus. Bovendien brengt het de nodige veiligheidsrisico’s met zich mee. Dat was dan ook de reden dat ze bij Microsoft aanklopte voor een oplossing.

Met onze 20 jaar ervaring in Microsoft–oplossingen kregen we de kans om een Proof of Concept (PoC) uit te voeren bij het technisch bedrijf dat gespecialiseerd is in veiligheidstechniek en klimaatinstallaties.

Use cases en doelstellingen

Voor deze klant hebben we 3 use cases getest:

1. User provisioning – de koppeling tussen het HR-systeem en gebruikersprofielen.
2. Lifecycle workflows – automatisering van taken op basis van templates zoals ‘pre-joiner’, ‘joiner’, ‘leaver’ en ‘post-leaver’.
3. Entitlement management – het automatisch toevoegen van gebruikers aan groepen en het verlenen van toegang tot applicaties.

Zoals je mag verwachten van een bedrijf van deze omvang werkten ze met een reeks standaarden en processen die consequent gevolgd moeten worden. In de praktijk werden dezen niet altijd toereikend uitgevoerd, wat leidde tot hiaten in het proces die van invloed konden zijn op de veiligheid.

Met dit in gedachten hebben we de volgende doelstellingen bepaald:

• Het verkleinen van het risico op datalekken, met name in het geval van uitdiensttreding
• Tijdbesparing door de automatisering van identitieitlevenscyclusbeheer
• Het vergroten van de standaardisatie door middel van vaste rechten- en rollensets

Betrouwbare brondata

In mei 2024 introduceerde Microsoft een nieuw product: Entra ID Governance, een cloudgebaseerde koppeling tussen HR-systemen en Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD) die bijdraagt aan optimaal identiteitsbeheer. Deze connectie zorgt er namelijk voor dat de juiste mensen op het juiste moment automatisch de juiste toegang tot de juiste applicaties en services krijgen.

Verschillende stakeholders leverden een actieve bijdrage aan de PoC: zowel de Information, Security & Continuity officer als de HR- én IT-managers waren nauw betrokken. Dat is belangrijk, omdat Entra ID Governance zeker niet alleen om de techniek draait. Door de HR-businessprocessen en -data leidend te maken, weet je zeker dat de brondata betrouwbaar is.

Als bronsysteem voor HR maakten ze al gebruik van AFAS, maar andere systemen – cloudgebaseerd of on-premise – kunnen net zo goed worden gekoppeld aan deze Microsoft-oplossing.

De PoC, uitgevoerd met een geanonimiseerde dataset in slechts vijf dagen, toonde een enorme efficiëntieslag door de automatisering van gebruikersbevoegdheden en andere taken bij onboarding, functiewijzigingen en uitdiensttreding. Veranderingen in het HR-systeem werden direct doorgevoerd naar de afdelingen, zonder verdere acties vanuit IT.

Enorme efficiëntieslag en maximale digitale veiligheid

De klant was onder de indruk van de resultaten. Entra ID Governance zorgde voor optimale dataveiligheid doordat gebruikersrechten automatisch worden stopgezet bij vertrek of functie wijziging. Dit garandeert dat alleen de juiste mensen toegang hebben tot gevoelige data en systemen. Bovendien zorgt de standaardisatie van rechten- en rollensets voor extra veiligheid, gebruiksgemak en tijdsbesparing.

Met Entra ID Governance biedt Microsoft een cloudoplossing die efficiëntie, veiligheid en productiviteit waarmaakt. Door het cloudgebaseerde karakter is eigen infrastructuur niet nodig, wat het toegankelijk maakt voor organisaties van elke omvang. Hoewel de techniek enige kennis en expertise vereist, is het niet tijdrovend, mits duidelijke afspraken worden gemaakt over de business rules en logica. Vroege betrokkenheid van HR en IT is cruciaal voor maximale resultaten.

Het inrichten van de techniek vraagt weliswaar om de juiste kennis en expertise, maar is beslist niet tijdrovend. Belangrijk is dat eerst concrete en consequente afspraken worden gemaakt over de business rules en logica, zowel van de organisatie als geheel als van de verschillende afdelingen. Dat is dan ook de reden dat vroege betrokkenheid van HR én IT een must is om maximale resultaten te behalen.