ROC Midden Nederland had de wens om het verouderde intranet te vervangen. Er werd gekozen voor Campuz365: het slimme platform van IT-Workz dat alle apps en informatiebronnen samenbrengt in één portaal. Het digitale startpunt van elke dag kreeg de naam MijN Start. QSBN nam de volledige begeleiding op zich, van implementatie tot livegang.
Met 18.000 studenten en ruim 2.000 medewerkers verspreid over diverse locaties is goede informatievoorziening belangrijk voor ROC Midden Nederland (ROC MN). Het intranet, gebouwd op een verouderde SharePoint-oplossing, voldeed niet meer aan de verwachtingen. Hierdoor ontstond de noodzaak voor een nieuwe, toekomstbestendige digitale werkomgeving. De oplossing? Campuz365: een centraal startportaal, gepersonaliseerd voor medewerkers en studenten.
De vernieuwing van het oude intranet kwam voort uit een dubbele behoefte. Jurriën de Jong, manager team Informatiemanagement, legt uit: “We werden gedwongen in actie te komen door het aflopen van de ondersteuning op het oude platform. Maar minstens zo belangrijk was de wens om informatie beter vindbaar te maken en beter aan te laten sluiten bij wat er speelt binnen onze organisatie.”
Vinden in plaats van zoeken
Het oude intranet werkte aanbodgestuurd: veel informatie, maar weinig overzicht. “Veel mensen plaatsten informatie, maar hielden daarbij niet altijd rekening met de behoeften van de gebruikers,” zegt communicatieadviseur Gitta de Zwart. Een belangrijk doel was dan ook van ‘zoeken’ naar ‘vinden’. De Jong: “We wilden de juiste informatie op één plek.” Daarom stonden bij het nieuwe intranet gebruiksvriendelijkheid en personalisatie ook centraal. “MijN Start is juist gebouwd vanuit die informatiebehoefte. Niet alleen zenden, maar ook echt voorzien in wat medewerkers en studenten nodig hebben,” vult De Zwart aan. Gebruikers kunnen hun eigen homepage samenstellen, filteren op thema en widgets verplaatsen naar eigen voorkeur. “Een docent die bijvoorbeeld op drie locaties werkt, krijgt ook alleen de updates van die drie locaties,” aldus De Jong.
Een digitale voordeur
Met ‘MijN Start’ hebben studenten en medewerkers toegang tot alle relevante informatie en applicaties. Het fungeert als een digitale start van de dag. Van roosters en agenda’s tot beleidsdocumenten, alles komt samen op een centrale plek. Dankzij slimme integraties met onder meer Microsoft 365, AFAS, Topdesk, Xedule en Eduarte kunnen studenten en medewerkers hun dag starten met precies de informatie die ze nodig hebben. “Het is meer dan een portaal,” zegt Ferdie Baetsen, functioneel beheerder. “Het begroet je met ‘goedemorgen’, toont je agenda en geeft je direct toegang tot lesroosters of taken. Snel, overzichtelijk en doelgericht.” Deze integraties zijn belangrijk. “Ze zorgen ervoor dat je niet hoeft te schakelen tussen losse systemen,” vult collega beheerder Dennis Speksnijder aan. “Roosters, lesplannen, HR-zaken en ICT-support, alles start vanuit MijN Start.”
Implementatie in twee fasen
Na een zorgvuldige aanbesteding viel de keuze van ROC MN op QSBN, mede vanwege hun projectaanpak, ervaring en integratie-expertise. ROC MN koos voor een implementatie in twee fasen. Eerst het portaal voor de medewerkers, daarna voor de studenten. “Een groot deel van het traject zat in contentmigratie,” legt De Zwart uit. “Niet alles kon zomaar over. We moeten kritisch kijken naar wat relevant is, voor wie en in welke vorm.” Daarom werkte ROC MN met meerdere werkgroepen. Waaronder een voor techniek en een voor content. “Dat gaf overzicht en focus,” vult Baetsen aan. “Zo konden we een platform bouwen dat niet alleen technisch klopt, maar ook logisch voelt voor de gebruiker.” Voorafgaand aan de implementatie koos ROC MN bewust voor een proof of concept (POC). “Hiermee konden we vooraf toetsen of het platform aansloot bij de behoeften van gebruikers,” vertelt De Jong. “Dat gaf ons de kans om tijdig bij te sturen en draagvlak te creëren binnen de organisatie.”
De samenwerking met QSBN was prettig en constructief. “Projectleider Michiel Jasperse werd al snel onderdeel van ons team. Hij was niet alleen een projectleider, maar ook echt een sparringpartner. Hij dacht mee, daagde uit en hield de vaart erin,” aldus De Zwart.
Een gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig portaal
Een overgang naar een nieuw systeem is altijd even wennen. Toch verliep de livegang verrassend soepel. “We kregen nauwelijks vragen of klachten,” vertelt De Zwart. “Dat is een compliment aan het hele projectteam.” Uit gebruikersonderzoek onder de medewerkers blijkt dat ze vooral de personalisatie en verbeterde zoekfunctie waarderen. Al blijft er tegelijkertijd wel aandacht voor verschillen in digitale vaardigheden. “Niet iedereen vindt direct zijn weg, dus daar blijven we aandacht voor houden. Maar het platform functioneert inmiddels echt als basisvoorziening. Als het werkt, hoor je er weinig over. Maar zodra het hapert, merk je pas hoe belangrijk het is.”
Een belangrijke les? Onderschat contentmigratie niet. De Jong: “Geef mensen er tijd voor en doe het samen. Onderwijs, ICT, communicatie en functioneel beheer, iedereen moet aangehaakt zijn. De gefaseerde aanpak was zorgvuldig en dat werkte goed. “We startten met een proof-of-concept, betrokken de organisatie actief en hielden vast aan heldere doelen. Een centrale plek, betere vindbaarheid en ondersteuning van het primaire proces.”
De volgende stap
MijN Start is live, maar niet af. Het platform blijft zich ontwikkelen en ideeën voor de toekomst zijn er volop. “Een intranet is nooit klaar,” zegt De Zwart. “We blijven kijken wat werkt en wat beter kan”, vult De Jong aan. Op de vraag of er al ideeën op tafel liggen antwoordt Baetsen: “Een chatbot bijvoorbeeld, die niet alleen documenten toont, maar direct antwoorden geeft op praktische vragen.” “Dat soort dingen maken het platform nog gebruiksvriendelijker,” vult Speksnijder aan. “We willen dat technologie echt ondersteunt in het dagelijkse werk.”
“ROC MN had een heldere visie voor de inrichting van MijN Start en wij hebben die visie omgezet in een intuïtieve, schaalbare en toekomstgerichte oplossing. Voor meer dan 20.000 studenten en medewerkers vormt MijN Start inmiddels het vaste vertrekpunt van elke dag. Ze vinden er alle relevante informatie en krijgen direct toegang tot de applicaties die voor hen van belang zijn,” aldus Cedric Scholten, accountmanager bij QSBN.